Ogni volta che devi scrivere Email Formali ti blocchi perché non sai nemmeno da dove iniziare?
Ti capisco perfettamente.
Succedeva la stessa cosa anche a me.
A chi scrivo se non conosco il destinatario della mail?
Come posso dire quella cosa senza sembrare presuntuoso o totalmente impreparato?
Come saluto gentilmente, ma facendo capire che mi aspetto una risposta?
Sono tutte domande che mi facevo e che alla fine mi portavano a rinunciare a scrivere la mail.
Con gli anni ho però imparato che le email formali sono tutte uguali e una volta imparato come scriverne una…
Ne potrai scrivere quante ne vuoi!
Proprio così, scrivere questo tipo di email è solo in apparenza complicato.
Se anche tu vuoi scoprire come smettere di bloccarti davanti al pc ogni volta che devi scrivere email formali…
Leggi fino alla fine, perché in questo articolo ti svelerò:
- Come Scrivere un’Email Formale anche se non ne hai mai scritta una
- 3 Consigli per Scrivere un’Email Formale DAVVERO Professionale
- Perché è utile saper scrivere Email Formali
Non perdiamo altro tempo!
Iniziamo subito!
Come Scrivere un’Email Formale anche se non ne hai mai scritta una
Prima di darti qualsiasi tipo di consiglio, voglio svelarti il segreto per scrivere email formali e ogni altro tipo di email:
Conoscere la struttura del testo!
Esatto, una volta imparata e memorizzata la struttura, sarai pronto per scrivere non solo email professionali, ma ogni tipo di email che ti verrà richiesta.
Andiamo con ordine e vediamo insieme quale è la struttura base di un’email.
1. Oggetto della Mail
Potrà sembrare una parte poco significativa, ma ti assicuro che se ben curato, l’oggetto della mail può davvero fare la differenza.
Pensaci.
Quando ti arriva un’email, la prima cosa che leggi è proprio l’oggetto e in base a quello decidi se leggerla subito o addirittura cestinarla.
Ecco perché l’oggetto delle tue email, soprattutto se devi scriverne una formale, dovrà essere attentamente curato.
Nello specifico, l’oggetto deve:
- Essere Accattivante
- Fare da Gancio, attirare l’Attenzione di chi legge
- Creare Curiosità
- Costringere il lettore ad aprire l’email
- NON far finire la mail nello spam, quindi cura le parole utilizzate
- Essere Breve in modo da essere leggibile per intero già dall’anteprima della mail
- Esaustivo e Chiaro, ovvero deve far capire subito di cosa parlerà l’email
Una volta che avrai trovato l’oggetto della tua email, puoi eventualmente pensare ad un sub-object.
Una sorta di sottotitolo dell’oggetto che completa l’oggetto stesso e si colloca come prima frase del corpo email.
2. Corpo della Mail
In questa parte dovrai essere breve e conciso.
Chiarisci subito perché stai scrivendo, il motivo per cui stai inviando proprio questa email e proprio a quel destinatario.
Inizia subito con la tua proposta perché sarà questa a catturare l’interesse del lettore.
Basta una riga e mezza.
Poi passa alle presentazioni.
Spiega:
- Chi sei
- Cosa fai
- Eventualmente da Quanti anni lo Fai
Anche in questo caso bastano davvero pochissime righe.
L’obiettivo è darti autorità, fra capire che sei un esperto del tuo settore e sai di cosa stai parlando.
Come vedi, il corpo deve essere breve e conciso perché nessuno ha voglia di perdere tempo, soprattutto eventuali datori di lavoro altolocati.
Fai capire subito che hai tutte le carte in regola per parlare e che, del tuo campo, ne sai più di chi sta leggendo.
Se la circostanza lo richiede, puoi anche spiegare il progetto a cui stai lavorando o inviare un contenuto di valore da te realizzato.
In questo modo mostrerai immediatamente che cosa sai fare e il tuo metodo di lavoro.
3. CTA e Firma finale
Dopo aver scelto accuratamente le parole del corpo della mail, non devi dimenticare la chiusura.
Inserisci sempre una CTA finale che inviti il lettore a compiere un’azione ben precisa.
Che sia rispondere, visionare l’allegato o altro, sii sempre chiaro sull’azione che deve compiere.
Questo ti aiuterà a far sì che la tua email non cada nel dimenticatoio di chi ha letto.
Alla fine, dopo i saluti, inserisci sempre la tua qualifica o professione sotto la firma.
Questo è un dettaglio che fa la differenza e viene molto apprezzato perché dà autorità e trasmette professionalità
Visto che la struttura di un’email non è affatto complicata da ricordare?
Ora sei quasi pronto per scrivere email formali sensazionali!
Continua a leggere se vuoi scoprire 3 consigli pratici per scrivere un’email formale professionale!
3 Consigli per Scrivere un’Email Formale DAVVERO Professionale
Ora che sai come scrivere email formali, voglio darti 3 piccoli consigli che pochissimi utilizzano, ma che renderanno le tue email davvero professionali.
1. Fai Respirare il Testo
Uno degli errori più grandi che quasi tutti fanno quando scrivono un’email è scrivere il testo tutto attaccato.
Dividere il copro della mail in paragrafi separati da uno spazio, aiuta infatti a leggere meglio il testo.
Non solo, a livello visivo rimanda una sensazione di ordine, precisione e cura, qualità molto apprezzate quando si cerca un lavoro o ci si propone per un progetto.
Dividi quindi la tua email in paragrafi in base all’argomento o ai punti che abbiamo visto prima nel paragrafo dedicato al corpo dell’email.
2. Utilizza i Grassetti
Il grassetto è ciò che cattura l’attenzione di chi legge, è qualcosa che salta subito all’occhio e che costringe a soffermarsi.
Sfrutta questo effetto per mettere in risalto i punti salienti o quelli su cui vuoi far focalizzare l’attenzione del lettore.
Per sapere se hai utilizzato bene i grassetti, ti basterà rileggere solo le parole che hai evidenziato:
Se leggendo solo quelle parole avrai più o meno chiaro di cosa parla l’email, allora avrai fatto un buon lavoro.
3. Scrivi Frasi Brevi e Semplici
Ricordandoti sempre che chi legge ha poco tempo e scarsa attenzione, quindi utilizza frasi semplici e brevi.
Le frasi lunghe e complesse spesso non vengono comprese e sono oggetto di fraintendimento.
Insomma, se devi comunicare qualcosa, fallo e basta, senza troppi giri di parole!
Inoltre, considera che il nostro cervello elabora con più lentezza e difficoltà i verbi in forma passiva e le negazioni.
Cerca quindi di utilizzarle il meno possibile!
E tu? Utilizzavi già questi piccoli accorgimenti?
Passiamo ora a vedere perché è estremamente utile saper scrivere email formali.
Perché è utile saper scrivere un’Email Formale?
Beh la risposta è molto semplice..
Se ben fatta, un’email del genere ti permetterà, con altissima probabilità, di ottenere quello che vuoi!
Abbiamo visto come un’email scritta bene ti permette di:
- Presentarti come professionista
- Mostrare cosa davvero sai fare grazie alla possibilità di inviare un tuo lavoro
- Conferirti autorità ed esperienza
Questo ti da allo stesso tempo una grande opportunità e un enorme vantaggio.
Avrai l’opportunità di presentarti al meglio e il vantaggio di far già vedere cosa sai fare, anche prima di una eventuale call conoscitiva.
Se avrai presentato bene la tua proposta e sarai riuscito a sembrare davvero professionale, avrai ottime probabilità di essere ricontattato.
Ma quali sono le situazioni in cui è utile mandare un’email formale?
Vediamole insieme.
1. Il Colloquio di lavoro
Questo è il caso più classico e probabilmente più frequente per cui serve scrivere un’email formale.
Si tratta di una email di candidatura in cui solitamente viene richiesto di condividere delle informazioni specifiche e, a volte, dei propri lavori.
Questo tipo di email si inserisce all’inizio di un iter di conoscenza e colloqui che porteranno poi alla scelta del candidato.
Utilizza l’email per spiccare rispetto agli altri.
Spiazza il lettore con una presentazione autorevole e dimostra di conoscere l’azienda e il lavoro per cui ti stai candidando menzionando esperienze nel settore o inviando demo ad hoc.
2. La Cold Email
In questo caso parliamo di un’email che viene inviata a qualcuno che non sta apertamente cercando un professionista.
Lo scopo della cold email è farsi conoscere da potenziali clienti mostrando fin da subito cosa sappiamo fare.
L’ideale è studiare l’azienda e inviare una demo con dei miglioramenti ad un loro prodotto o servizio, giustificando il tutto con la nostra esperienza.
Fai vedere cosa potrebbero ottenere se lavorassi con loro, saranno sicuramente incuriositi!
3. La Trattativa con un cliente
Ultimo esempio di email formale è quella che si invia ad un potenziale cliente per chiedergli un appuntamento in call conoscitiva.
In questo caso siamo noi a condurre il gioco e a valutare chi sta dall’altra parte.
In ogni caso, dovremo mostrare professionalità e giustificare il perché di una call conoscitiva.
Lo stesso principio vale nel caso di una trattativa via email.
Qui dovrai scegliere con estrema attenzione le parole da utilizzare, perché da quelle dipenderà il “sì” o il “no” del tuo cliente.
Abbiamo visto come strutturare un’email formale e quali sono i consigli da applicare per renderla ancora più professionale.
Oggi più che mai è fondamentale trasmettere un’immagine di noi che si adatti molto bene alle richieste del mondo del lavoro.
Quindi saper scrivere email formali, ti permette di avere in mano uno strumento davvero potente per importi come professionista.
Per concludere, ti lascio qui un piccolo bonus:
Ho realizzato un video in cui spiego quali sono le parole tossiche che un Copywriter NON deve mai utilizzare.
Sono sicura che anche lo troverai utile anche per scrivere le tue email!
Alla prossima!
Monica
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